Les Statuts et le Règlement Intérieur

II. Administration (Règlements)

  1. Les Assemblées générales se réunissent normalement tous les quatre ans, sur convocation du Président de l'Union. Le terme "période" désigne le temps écoulé entre la clôture de deux Assemblées générales consécutives.


  2. Le Secrétaire général transmettra aux Pays membres, au moins neuf mois à l'avance, notification de la date et du lieu de réunion de la prochaine Assemblée générale.
    Toutes les propositions concernant l'ordre du jour des réunions du Conseil peuvent être formulées par les Organismes adhérents ou les Comités nationaux ; elles devront parvenir au Secrétaire général six mois au moins avant la réunion. Les Membres associés ne pourront émettre que des propositions de nature scientifique. Le Secrétaire général inscrira obligatoirement toutes les propositions reçues à l'ordre du jour définitif de la réunion du Conseil. Cet ordre du jour, accompagné d'un exposé des motifs, est envoyé au moins quatre mois avant la réunion à tous les Pays membres. Un article non-inscrit à cet ordre du jour pourra être soumis à la discussion du Conseil après un vote favorable du Conseil à la majorité absolue des deux tiers des Délégués au Conseil.


  3. Le Secrétaire général peut communiquer la date et le lieu de la prochaine Assemblée générale aux personnes ou organisations scientifiques de pays n'adhérant pas à l'Union, qui témoignent d’une activité en Géodésie et en Géophysique.
    Des scientifiques de ces pays seront conviés à participer au programme scientifique de l'Assemblée générale en tant qu'invités.
    Le Président de l'Union peut, de sa propre initiative ou à la demande d'une Association ou d'un Pays membre, convier des représentants d'organisations scientifiques à participer à toute Assemblée générale en tant qu'invités sous réserve qu’il n’y ait aucune obligation financière pour l'Union.


  4. Une réunion de travail plénière des participants à l'Assemblée générale se tient pendant chaque Assemblée générale en vue de discuter des activités de l'Union.


  5. Les Associations tiennent des réunions administratives et des réunions scientifiques pendant les Assemblées générales de l'Union.
    Durant une Assemblée générale, les réunions scientifiques devraient comporter des séances conjointes de deux Associations ou davantage, en vue de discuter de sujets interdisciplinaires. Le programme des réunions et le choix des sujets interdisciplinaires sont décidés par le Comité exécutif de l'Union environ deux ans avant la date de l'Assemblée générale, sur la base de recommandations faites antérieurement par les Associations.
    Sous réserve que le Comité exécutif en soit informé, une Association peut organiser elle-même des réunions entre les Assemblées générales de l'Union, soit séparément, pour traiter de sujets d’un intérêt particulier, soit en commun avec une autre Association ou plusieurs d'entre elles.


    1. Le Président de l'Union est élu pour une période et n'est pas immédiatement rééligible. Le Vice-président et les autres membres élus du Bureau sont élus pour une période et ne peuvent être réélus qu'une seule fois, pour une période consécutive, avec les mêmes fonctions.
      Le Secrétaire général est élu initialement pour deux périodes et ne devrait pas normalement pas être réélu pour plus de deux périodes supplémentaires.
      Le Trésorier est élu initialement pour une période et ne devrait pas normalement être réélu pour plus de deux périodes supplémentaires.
      Les membres de la Commission des finances sont élus pour une période et peuvent être réélus pour deux périodes successives.


    2. Au moins dix-huit mois avant une Assemblée générale, le Président désigne un Comité des candidatures après consultation et approbation du Comité exécutif. Le Comité des candidatures se compose d'un Président et de trois autres membres, n'appartenant ni au Comité exécutif, ni au Comité des Finances.
      Le Comité des candidatures, après avoir sollicité des candidatures auprès des Organismes adhérents des Pays membres, et des responsables de l'Union et des Associations, propose un ou deux candidats pour chaque poste à pourvoir au Bureau, en recherchant un juste équilibre dans leur répartition géographique et professionnelle. Les candidats seront tenus de manifester leur accord et de préparer un curriculum vitae énonçant les grandes lignes de leur situation, intérêts de recherche et activités concernant l'Union.
      Les responsables de l'Union et des Associations et les Comités nationaux sont informés par le Comité des candidatures des candidatures retenues au moins huit mois avant l'Assemblée générale. Ils peuvent soumettre de nouvelles candidatures ou recommandations au Comité des candidatures au moins trois mois avant l'Assemblée générale. Si les nouvelles candidatures à un poste donné sont soutenues par au moins trois Présidents, ou dirigeants équivalents des Comités nationaux de Pays membres, et si elles sont accompagnées du consentement écrit, et du curriculum vitae des candidats décrivant leur situation, leurs intérêts scientifiques, et leurs activités liées à l'Union, ces candidatures seront ajoutées à la liste initialement établie. Le Comité des candidatures enverra la liste finale des candidats aux responsables de l'Union et des Associations et aux Comités nationaux, au plus tard deux mois avant l'Assemblée générale.
      Des renouvellements de candidatures, tirés de la liste initiale des candidats pour le Bureau, peuvent aussi se faire durant les 48 heures suivant la clôture de la première réunion du Conseil à l'Assemblée générale. De telles candidatures devront être soumises par écrit au Secrétaire général, soutenues par au moins 3 membres du Conseil et accompagnées des mêmes documents que ceux requis pour une candidature initiale. Les Délégués au Conseil seront informés de ces nouvelles candidatures, accompagnées de leurs curriculum vitae respectifs, au moins 24 heures avant les élections.
      Aucun candidat ne pourra postuler à plus d'un poste. Les élections se feront à bulletin secret.


    3. Le Comité des candidatures, après avoir sollicité des candidatures auprès des organismes adhérents des pays membres, et des responsables de l'Union et des Associations, proposera un ou deux candidats pour chacune des quatre positions de la Commission des finances : deux membres issus de l’actuelle ou de la précédente Commission des finances et deux membres choisis parmi les délégués accrédités du conseil de l’Assemblée Générale présente ou de toute Assemblée précédente. S’il n’y pas assez de candidats issus de la précédente Commission des finances, un ou plusieurs membres supplémentaires peuvent être élus parmi les membres du Conseil. Aucun membre de la Commission des finances ne peut être en même temps membre du Bureau ou de l’organisme exécutif de l’Union, d’une association, ou d’un organe directeur de l’un des services permanents ou programmes pris en charge par l’Union. Aucun membre ne peut siéger à la Commission des finances pendant plus de trois périodes consécutives.
      Les responsables de l'Union et des Associations et les Comités nationaux sont informés par le Comité des candidatures de la liste des candidatures au moins trois mois avant l'Assemblée générale. Le conseil peut ajouter des noms à la liste de candidats à la Commission de finances avant les trois jours précédant les élections.
      Les candidats seront tenus de signifier qu’ils acceptent d’être candidats et fournir un curriculum vitae énonçant leurs qualifications pour siéger à la Commission des finances.


    4. Nul ne peut simultanément faire partie du Bureau ou de la Commission des Finances et être Président ou Secrétaire d'une Association.
      Le Bureau peut nommer des Secrétaires généraux adjoints et un Trésorier adjoint auxquels des tâches déterminées seront assignées par le Secrétaire général et par le Trésorier avec l'approbation du Bureau. Ils peuvent participer aux réunions des organes administratifs de l'Union à titre consultatif.
      Des scientifiques représentés par des Organismes adhérents qui ont le statut d'Associé, ou possèdent le statut d'Observateur depuis deux ans ou plus, et des scientifiques de pays non représentés par un Organisme adhérent, ne peuvent pas être élus et siéger dans l'Union ou les Associations qui la composent.

  6. Le Conseil est convoqué par le Président de l'Union et se réunit quand il convient, au cours de chaque Assemblée générale.
    Le Conseil peut être convoqué entre deux Assemblées générales sur demande écrite formulée par le tiers au moins des Pays membres à titre payant, ou une majorité des membres du Comité exécutif, avec indication des questions à mettre à l'ordre du jour de la réunion ; les décisions prises dans ces conditions par le Conseil sont soumises à l'article 5 des Statuts.
    Les réunions du Conseil sont ouvertes aux Délégués au Conseil, au Comité exécutif et à la Commission des finances. Un représentant de chaque membre Associé peut assister à n’importe quelle réunion du Conseil en tant qu’Auditeur, sans avoir le droit à la parole. Le président de l’UGGI peut inviter des invités à faire des présentations aux réunions du Conseil. D’autres personnes, peuvent, seulement avec l’accord du Président, assister aux réunions du Conseil en tant qu’Auditeurs, sauf au cas où une majorité simple des Délégués au Conseil présents déclarerait une partie de la réunion interdite aux Auditeurs.

    Le Conseil:

    1. se prononce sur l'admission de nouveaux Pays membres;


    2. statue sur un appel à l’encontre d'une décision prise par le Bureau de refuser le transfert en Catégorie Associée d'un Pays membre au statut d'Observateur;


    3. élit les membres du Bureau et de la Commission des Finances;


    4. reçoit les rapports du Secrétaire général et du Trésorier de l'Union et ratifier les décisions ou les mesures prises par le Comité exécutif et par le Bureau depuis la dernière réunion du Conseil;


    5. étudie le budget présenté par le Trésorier et adopte le budget définitif;


    6. détermine le montant de l'unité de contribution pour la période suivante (cette unité ne peut être modifiée lors d'une Assemblée générale à moins d’avoir été inscrite à l'ordre du jour distribué quatre mois auparavant aux Pays membres);


    7. examine de temps en temps les catégories des Pays membres ; examine la situation des membres Associés à chaque Assemblée générale;


    8. étudie les questions de politique générale ou l'administration des affaires de l'Union et désigne éventuellement les Comités qui peuvent être jugés nécessaires à cette fin;


    9. étudie les propositions de modification des statuts ou règlements.

  7. Le Comité exécutif est convoqué par le Président de l'Union. Il se réunit à chaque Assemblée générale et participe, à titre consultatif seulement, à toutes les délibérations du Conseil. En principe, il se réunit également au moins une fois au cours de chaque période deux ans entre les Assemblées générales, pour établir un projet d'ordre du jour pour les activités scientifiques interdisciplinaires et un projet d'emploi du temps de l'Union et des Associations pendant l'Assemblée générale suivante.
    Lors d'une réunion du Comité exécutif, aucun membre du Bureau, ni le Président sortant de l'Union ne peuvent se faire représenter par quiconque. Les Présidents des Associations peuvent, en cas d’empêchement, être représentés par un Vice-président ou le Secrétaire de leur Association. Le Président sortant a le droit de parole, sans droit de vote. Pour la validité des délibérations du Comité exécutif, la moitié au moins de ses membres doit être présente ou représentée.
    Les propositions concernant l'ordre du jour des réunions du Comité exécutif peuvent être formulées par les membres du Comité ; elles devront parvenir au Secrétaire général au moins six mois avant la réunion.
    L'ordre du jour définitif devra être envoyé aux membres du Comité exécutif quatre mois au moins avant la réunion. Une question non inscrite à cet ordre du jour ne pourra être soumise à la discussion du Comité exécutif qu'après un vote favorable du Comité, obtenu à la majorité absolue des deux tiers des membres présents à la réunion.

    Le Comité exécutif:

    1. prend les mesures nécessaires à la coordination des intérêts communs des Associations, telles que les réunions entre le Secrétaire général et les Secrétaires des Associations;


    2. conseille le Trésorier au sujet des besoins financiers des différentes Associations pour réaliser leurs objectifs;


    3. comble toute vacance qui pourrait survenir entre les Assemblées générales parmi les membres du Bureau ou de la Commission des finances (lorsque de telles nominations sont confirmées ultérieurement par le Conseil, la période d'exercice sera présumée commencer le jour de cette confirmation);


    4. fait des recommandations au Conseil sur les questions de politique générale de l'Union.

  8. Le Bureau se réunit en principe une fois par an sur convocation du Président de l'Union. Lors d'une réunion, aucun membre du Bureau ne peut se faire représenter par quiconque. Pour la validité des délibérations, quatre membres au moins doivent être présents.
    Entre les réunions du Conseil, le Bureau prend l’initiative des actions nécessaires pour atteindre les objectifs généraux de l'Union ; il gère les finances et assure l'administration de l'Union y compris la mise à jour d’un document de référence « Guidelines on IUGG Administration ». Il prépare les programmes des réunions du Conseil et du Comité exécutif.


  9. Les demandes d'adhésion à l'Union et de transfert en Catégorie Associée sont présentées au Secrétaire général qui présente un rapport à leur sujet au Comité exécutif qui juge du bien-fondé, sur le plan scientifique, de chaque demande. Il transmet alors la demande, par les voies les plus appropriées, aux Organismes adhérents représentant les Pays membres à titre payant ; ces Organismes votent par correspondance et le résultat du scrutin devra leur être communiqué par le Bureau. Toute admission acceptée à la majorité simple reste provisoire jusqu'à approbation par le Conseil. La majorité simple est ici déterminée par la proportion des votes affirmatifs par rapport au total des votes (affirmatifs, négatifs) sous réserve que ce total ne soit pas inférieur au tiers des Pays membres de l'Union ayant le droit de vote. Tout refus est déféré au Conseil.


  10. Le Président:

    1. représente l'Union dans ses relations avec les institutions et les organisations internationales ou nationales;


    2. convoque et préside l'Assemblée générale ainsi que les réunions du Conseil, du Comité exécutif et du Bureau;


    3. présente à l'Assemblée générale le rapport sur les activités scientifiques de l'Union pendant la période en cours.

    En l’absence du Président, le Vice-président le remplace. Si le Président est dans l'incapacité de terminer son mandat, le Vice-président devient alors Président et le Comité exécutif élit un nouveau Vice-président parmi les membres restants du Bureau.


  11. Le Secrétaire général:

    1. remplit les fonctions de Secrétaire de l'Assemblée générale, du Conseil, du Comité exécutif et du Bureau ; organise les réunions de ces organismes ; établit et diffuse promptement les ordres du jour et les procès-verbaux de toutes leurs réunions;


    2. gère les affaires de l'Union, informé par les spécifications du document « Guidelines on IUGG Administration », se charge de la correspondance et assure la conservation des archives;


    3. distribue toutes les informations relatives à l'Union;


    4. établit les rapports d'activité de l'Union ; envoie notamment à tous les Pays membres, trois mois au plus tard avant chaque Assemblée générale, un rapport sur l'Administration de l'Union depuis l'Assemblée générale précédente, et en présente un résumé à l'Assemblée générale elle-même;


    5. accomplit toutes autres fonctions que pourrait lui confier le Bureau.


  12. Pour aider le Secrétaire général et le Trésorier dans l'accomplissement de leurs tâches, le Bureau peut les autoriser à engager le personnel administratif et le personnel de Secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de l'Union.


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